Einsatzgebiete der Software ICS

Internes Kontrollsystem
Monatsabschlüsse im Rechnungswesen
Wiederkehrende Prozesse
Prozess-Optimierung

Business Software ICS:

Das intelligente Tool zum erfolgreichen Management von Ihren operativen Prozessen, Aufgaben, Kontrollen und Terminen. Die kostengünstige Alternative zu teuren ERP-Erweiterungen wie SAP, Oracle, etc.

Gratis Beratungs-Gespräch

Gerne stehen wir Ihnen für ein unverbindliches Beratungs-Gespräch zur Verfügung. Gerne stellen wir Ihnen unsere Software ICS absolut unverbindlich vor.
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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System-Voraussetzungen:

Installation im Firmen-Netzwerk
Windows-Server 2008 oder höher, mit IIS (.Net Applikation)
Microsoft SQL Server 2008 (Express Version auch möglich) oder höher

Die Vorteile der Software Karoka ICS auf einen Blick:

Dokumentation der Wahrnehmung der Verantwortung (Verwaltungsräte, Gemeinde-Mitarbeiter, CEO)

Keine Excel-Tabellen mehr für die Abarbeitung der wiederkehrenden Aufgaben/Kontrollen

Keine mühsame Kalkulation der wiederkehrenden Termine und Fristen mehr in Excel

Angemessene Dokumentation Ihres Internen Kontrollsystems für die Revisionsstelle

Automatische Eröffnung von Aufgaben & Kontrollen sowie Termin-Kalkulation durch ICS

Verbesserung der Prozesse mittels Performance-Auswertungen

Automatische Erinnerung an durchzuführende Kontrollen

Schnelle Übersicht über die offenen Aufgaben in Ihrer Verantwortung (wertvoll bei grossen Organisationen)

Erledigung und Bestätigung der Kontrollen durch Verantwortliche online im ICS

Echtzeit-Überwachung des Status von Aufgaben & Kontrollen

Einfache Bedienbarkeit und hohe Benutzer-Akzeptanz

Reduktion des Zeitaufwandes bei erhöhter Sicherheit

PROZESSDESIGN & IMPLEMENTATION

Neben der Mitarbeiter-Organisation definiert man einmalig sämtliche Prozesse mit ihren Aufgaben und Kontrollen: Relevante Termine, Verantwortliche Personen oder Rollen, Eskalations-Prozeduren, Instruktions-Dokumente können den Tasks angehängt werden. Mitarbeiter erhalten ein persönliches Login und können sich via E-Mail oder Login auf die ICS-Plattform im Firmen-Netzwerk einloggen.

PROZESS OPERATING

Die Software ICS eröffnet automatisch die indexierten Aufgaben und Kontrollen mit den vordefinierten Terminen und Zuständigkeiten. Die Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben und Kontrollen und dokumentieren dies in ihrem Cockpit, welches sie über ihr Window-basiertes Auto-Login erreichen. Im Cockpit stehen den Mitarbeitern diverse Suchfunktionen zur Verfügung.

PROZESS-CONTROLLING

Werden Aufgaben/Kontrollen nicht rechtzeitig erledigt, werden zuerst Erinnerungs-Mitteilungen an die für die Aufgabe/Kontrolle verantwortliche Person versendet und später in einer Eskalations-Prozedur auch an Vorgesetzte in der Organsation. Vorgesetzte mit vielen Aufgaben und Kontrollen von Mitarbeitern innerhalb ihrer Struktur erkennen sofort, wenn irgendwo kritische Termine verstreichen.

Reporting und Analyse

Für die Revisionsstelle kann ein Report erstellt werden, wann durch welche Person die Kontrollen des Internen Kontrollsystems erledigt wurden. Zudem sind diverse Performance-Berichte vorhanden, welche Schachstellen innerhalb der Prozesse aufzeigen können. Für Mitarbeiter-Bewertungen kann z.B. die Einhaltung der Termintreue objektiviert werden.

Funktionalitäten

Prozess-Modellierung

Um Prozesse einfach und schnell zu modellieren, hat man in ICS die Möglichkeit Vorlagen zu erstellen und zu kopieren. Prozesse können z.B. wiederkehrend oder einmalig sein, jährlich, quartalsweise monatlich oder wöchentlich.

Um Prozesse automatisch durch die Applikation eröffnen zu lassen, erstellt man Basisprozesse, von welchen die Software anschliessend intelligent produktive Prozesse ableitet.

Aufgaben und Kontrollen

Innerhalb des Prozesses werden Aufgaben und Kontrollen eröffnet, zum Prozess zeitlich referenziert und einem Mitarbeiter oder einer Business-Role zugeteilt.

Ebenfalls werden Eskalations-Personen sowie sämtliche Stammdaten im Bezug auf das Interne Kontrollsystem oder das Risikomanagement definiert.

An die Aufgaben/Kontrollen können jegliche Art von Dokumenten angehängt werden, z.B. eine Instruktion zur Durchführung der Kontrolle.

Mitarbeiter-Cockpit

Jeder Mitarbeiter erhält ein ein Auto-Login via Windows-Authorisierung und hat somit Zugang zu seinem individuellen Cockpit. Dort sieht er standardmässig eine Übersicht seiner offenen Aufgaben & Kontrollen für welche er direkt oder indirekt zuständig ist.

Insbesondere bei grösseren Organisationen sieht ein Vorgesetzter sofort wo kritische Aufgaben & Kontrollen hängen ohne mühsam Mitarbeiter durchfragen zu müssen.

Das Cockpit umfasst auch mächtige Such-Funktionen innerhalb der Prozesse, Aufgaben und Stati.

Aufgaben erledigen

Der Mitarbeiter kann nun in seinem Cockpit die Aufgaben/Kontrolle öffnen und diese nachdem er diese effektiv erledigt hat auch im ICS „abschliessen“.

Dazu kann er noch Kommentare einfügen oder Dokumente zur Belegung der Aufgabe oder Kontrolle anhängen.

E-Mail Reminder

Kommt eine Aufgabe/Kontrolle in Verzug so erhält die zuständige Person ein Erinnerungs-Email. Bei Überschreiten von weiteren definierbaren Dead-Lines werden auch Eskalations-Personen via E-Mail-Reminder informiert.

Auch der Abschluss einer Aufgabe/Kontrolle kann ein Informations-E-Mail auslösen.

Täglich erhält jeder Mitarbeiter per E-Mail eine Übersicht aller offenen Aufgaben/Kontrollen für welche er direkt oder indirekt zuständig ist.

Performance-Analyse

ICS besitzt ein integriertes Scoring-System und bewertet anhand des Verzuges der Abarbeitung von Aufgaben einen Score. Dieser Score kann über verschiedene Ausprägungen ausgewertet werden: Prozesse, Aufgaben oder Mitabeiter.

So kann z.B. festgestellt werden, in welchem Prozess Probleme bei der terminlichen Abarbeitung bestehen oder es kann z.B. für Mitarbeiter-Bewertungen die Einhaltung der Termintreue objektiviert werden.

Bericht Internes Kontrollsystem

Im Bericht „Internes Kontrollsystem“ können sämtliche Kontrollen mit Anhängen in einem Report dokumentiert werden.

Anstelle von händischen Check-Listen mit Visum, kann mit dem ICS ein Report der erledigten Kontrollen mit Erledigungs-Datum und elektronischem Zeitstempel erzeugt werden.

Der Report kann z.B. der Revisionsstelle zur Verfügung gestellt werden.

Video und Produktflyer

Download Produktflyer

Nice to Know

ICS ist mehrsprachig
ICS ist web-basiert
Administrator betreut die Applikation

Referenzen

Die Software ICS ist bereits seit über 10 Jahren im Einsatz bei diversen Schweizer Konzern-Gesellschaften sowie mittelgrossen KMU.

System-Voraussetzungen

Aufgrund der sensiblen Daten, welche als Dokumente an die Aufgaben und Kontrollen angehängt werden, lizensieren wir den ICS nur auf Kunden-Servern.